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Comment la CENI archive-t-elle les dossiers des candidatures ?

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La CENI depuis le 23 juin 2018 la convocation de l’électorat pour les élections présidentielle, législatives nationales et provinciales prévues le 23 décembre 2018.

Cette convocation de l’électorat a été suivie le 24 juin de l’ouverture des Bureaux de Réception et Traitement des Candidatures (BRTC) pour la députation provinciale. Cette activité s’est déroulée du 24 juin au 08 juillet 2018 sur toute l’étendue du territoire national dans le strict respect aussi bien de  la Loi électorale que du calendrier électoral et cela, malgré certaines facilités accordées aux candidats indépendants, aux Partis politiques ainsi qu’aux Regroupements politiques.

Le déroulement de la réception, du traitement et de l’enregistrement des dossiers des candidatures donne lieu à la production d’une quantité importante de documents qui constituent les archives. Comment la CENI archive-t-elle les différents dossiers et autres listes de candidature réceptionnés aux BRTC ?

Les dossiers physiques des candidats enregistrés ainsi que les CD finaux sont transmis à Kinshasa suivant un plan de ramassage élaboré par la Direction de la Chaine Logistique en collaboration avec la Direction des opérations.

Ces dossiers physiques constitués en trois exemplaires sont transmis à (au) l’Antenne du ressort du BRTC ;  à la juridiction compétente et au Secrétariat Exécutif Provincial (SEP) pour la députation provinciale, les élections municipales et locales. La Direction de Documentation et Archives de la CENI met en place les mécanismes d’archivage des dossiers au niveau des SEP et des Antennes de la CENI.

Le processus d’archivage de chaque dossier de candidature commence dès sa réception au BRTC. Il importe pour cela que la réception se fasse minutieusement. C’est ainsi que l’assistant réceptionniste en charge de l’archivage des dossiers de candidatures exécute les  tâches ci-après : Enregistrer chaque dossier réceptionné en y mentionnant une cote (numéro) de réception (ou numéro d’inventaire) ; Inventorier les différentes pièces constituant le dossier en mentionnant dans une fiche ad hoc (relevé de pièces) les pièces  présentes et  manquantes ; Disposer les différentes pièces du dossier en suivant l’ordre croissant des fiches qui le constitue ; Respecter l’ordre des suppléants dans le classement des dossiers en mettant le premier suppléant juste après le titulaire ; Joindre le relevé des pièces dûment signé par l’assistant réceptionniste à chaque dossier ; Vérifier sur  l’enveloppe ou la farde si les mentions ci-après sont transcrites : l’identité du candidat ; son parti  ou regroupement politique ; sa circonscription électorale ; le numéro du dossier ; le numéro d’inventaire.

Ce pré-archivage consiste à vérifier au préalable l’exhaustivité des pièces constitutives des dossiers de candidature et à les classer en ordre pour la constitution des colis à expédier ou pour l’archivage proprement dit.

A ce stade il est question de répartir les dossiers enregistrés et traités en série (selon le type de scrutin), classés selon l’ordre de numéro d’enregistrement des dossiers des candidatures et dûment ficelés ; porter sur le plat supérieur de chaque série les éléments de son identification clairement mentionnés ; mettre tous les colis dans des sacs en jute ou des cartons pour leur évacuation vers les  différents destinataires : le Pool Opérationnel, les Antennes, les différentes juridictions compétentes ; étiqueter les colis en mentionnant clairement leur provenance ; annexer les listes de documents contenus dans le colis pour en permettre la traçabilité ; remplir un bordereau de transmission et de réception à signer conjointement par l’assistant réceptionniste et le président du BRTC avant l’expédition du colis.

Ainsi, les documents transmis sont minutieusement contrôlés à la réception par le préposé commis à l’archivage. Ce dernier se fait l’obligation de : vérifier la conformité des dossiers à base du bordereau de transmission et de réception ; signaler, le cas échéant, toute forme d’anomalie et tout manque constatés sur les dossiers; procéder au traitement des dossiers en dépouillant au fur et à mesure le colis en fonction de la liste qui accompagne les documents et du constat effectué par lui ; effectuer le tri et  classer les éléments selon leurs provenances.

Les dossiers de candidatures sont archivés dans des enveloppes de format A4 sur lesquelles sont portées les mentions suivantes : numéro du dossier  (au coin supérieur gauche de l’enveloppe) ; nom du parti ou regroupement politique (au coin supérieur droit) ; nom du candidat (au milieu de l’enveloppe) ; circonscription (au coin inférieur gauche) ; province précédée du nom du Pool opérationnel (au coin inférieur droit).

Les enveloppes sont classées dans des boîtes d’archives suivant l’ordre alphabétique des noms des candidats d’un même parti ou regroupement politique, relié par un élastique, et constituant une même liasse. Après avoir constitué les liasses dans la boite d’archives, les dossiers sont classés en ordre alphabétique.

L’archiviste reporte au dos de chaque boîte d’archives les éléments d’identification se rapportant à la circonscription et aux partis qui y sont contenus.

Les boîtes d’archives sont ensuite classées verticalement aux rayons, présentant les codes qui sont portés sur le dos : le classement se fait par étagère de gauche vers la droite, de haut en bas. Chaque étagère porte les mentions de la provenance et de la tranche des codes des documents qu’elle contient. En cas d’absence de rayonnages, les dossiers sont classés dans des sacs en jute sur lesquels sont  mentionnés tous les éléments d’identification des dossiers.

Avec la CENI