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Guy-Bernard UNSITAL réécrit l’administration et son art de communiquer

Guy-Bernard UNSITAL réécrit l’administration et son art de communiquer

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Tout part, en fait, du constat selon lequel plusieurs entreprises ont du mal à produire et même à recevoir des supports d’informations écrits, susceptibles de véhiculer des données édifiantes à ceux qui peuvent en tirer profit. Le manque de maîtrise de l’art de communiquer des acteurs est souvent l’élément mis en cause alors que la communication écrite dans une administration répond à un style particulier. Pour pallier à cela, Guy-Bernard UNSITAL, professeur des universités, a mis sur pied un outil de référence sur lequel ces derniers peuvent s’appuyer afin de les éclairer de façon adaptée, efficace et efficiente dans la rédaction des différents documents administratifs. Il s’agit de ‘’La communication écrite dans l’administration‘’. 9 chapitres, 222 pages, le guide pratique et le plaisir de la lecture…

Préfacé par Michel KIKA MAVUNDA, professeur émérite et recteur honoraire de l’Université de Kinshasa, cet ouvrage constitue donc un véritable guide opérationnel qui offre aux lecteurs et aux usagers de l’administration les informations et conseils qui leur rappellent les principes et les règles de l’écriture, et leur permettent d’écrire correctement, d’améliorer leur style, d’affronter avec aisance la rédaction des documents administratifs et commerciaux, comme des lettres, rapports, procès-verbaux, etc.

Guy-Bernard UNSITAL illustre dans ce livre des principes et des règles de l’art de communiquer à l’écrit, dans une administration et dans le monde des affaires.

C’est donc après dix années d’enseignement du cours de rédaction et correspondance commerciale et administrative que Guy-Bernard UNSITAL publie en 2017, un guide sur la communication écrite dans l’administration.

Son plus grand souhait est de voir ce livre devenir l’un des ouvrages de références de la communication écrite dans l’administration ; il recommande donc son usage aux étudiants des universités, aux acteurs de l’administration et à toute personne qui voudrait apprendre à maitriser la rédaction des documents administratifs.

Synopsis

« Règles générales et style de la communication écrite », est l’intitulé du premier chapitre. Il s’agit ici des règles générales de forme et de fond de la communication écrite et des qualités d’un écrit administratif ainsi que ses principes de base. Il n’est pas à omettre qu’une bonne communication écrite exige un texte, non seulement facile à comprendre mais aussi agréable à lire. Le principe est simple : le message doit être clair et évident.

C’est pourquoi, pour atteindre cet objectif, toutes les formes de communications écrites doivent obéir aux règles générales dont certaines s’attachent au fond et d’autres à la forme. Pour Guy-Bernard UNSITAL, la communication écrite obéit aux six règles de fond qui sont : ne pas multiplier les objets, organiser les informations pour bâtir un plan, tenir compte du destinataire de la communication écrite, respecter les règles de lisibilité, privilégier les formes positives et enfin, limiter la redondance.

Dans le deuxième chapitre, « Principes généraux de rédaction de la lettre administrative et commerciale », l’auteur aborde la forme de communication écrite la plus usitée : la correspondance.

Les chapitres suivants portent respectivement sur la correspondance administrative, commerce et le rapport. La présentation d’une lettre administrative et commerciale se plie à des règles de présentation et de structure très précises.

En ce qui concerne le rapport, ce terme a plusieurs sens notamment, d’un récit ou d’un témoignage fidèle de ce qu’on a vu ou entendu, d’un compte rendu, d’un exposé de travail effectué par une commission scientifique et enfin, d’un témoignage des experts.

Il permet également de démontrer les réalisations et les approches du rapporteur, ainsi que mettre en relief la façon dont ces réalisations ont été concrétisées.

Le 5e chapitre porte sur le compte rendu et montre les qualités requises pour le rédiger, le processus de sa rédaction ainsi que quelques conseils rédactionnels. Rares sont les formations qui proposent une approche pratique du compte rendu, alors que sa rédaction est souvent un signe d’évolution en milieu professionnel car, il est fréquemment demandé. Il a donc pour objectif de restituer fidèlement ce qui doit être restitué.

La différence entre un compte rendu et un rapport  se situe dans le fait que le premier restitue objectivement les faits et les commente sans pour autant les juger et aboutir à des propositions d’actions. Le second, par contre, se termine toujours par des propositions d’actions ou de décisions formulées par l’auteur.

Le procès-verbal est donc le 6e chapitre. Dans une entreprise, un chef de service ou un collaborateur peut avoir besoin de transmettre rapidement une information à un destinataire interne ou extérieur à l’entreprise. Un des moyens pour y arriver est la rédaction d’une note. C’est pourquoi, l’auteur nomme ce chapitre suivant : «La note».

Le 8e et l’avant-dernier chapitre de cet ouvrage parle de la circulaire, la directive et l’instruction. Tous ces documents sont des documents d’injonction. Les administrations communiquent avec leurs agents et les usagers pour exposer les principes d’une politique, fixer les règles de fonctionnement des services, et commenter ou orienter l’application des lois et règlements.

Enfin, le tout dernier chapitre porte sur la convocation. Sachons que l’entreprise a parfois besoin de traiter dans un groupe de personnes un ou plusieurs problèmes pour avoir plus de chance de les résoudre dans un plus bref délai et pouvoir répondre aux exigences requises.

Ces problèmes sont soumis dans une réunion et les décisions sont prises en présences de certains individus qui ont le pouvoir de décider. La tenue de cette réunion propice à la résolution desdits problèmes dépend d’un document qu’est la convocation.

«Absorber l’information, la restituer et encore savoir conclure une transaction par écrit avec les tiers, faire l’offre d’un service, passer la commande d’une marchandise demandent un certain entrainement, un certain tact littéraire et humain. En vous donnant les repères méthodologiques nécessaires, cet ouvrage facilitera votre tâche rédactionnelle et vous aidera à établir des documents utiles, simples, clairs et communicants », soutient Guy-Bernard UNSITAL.

Guy-Bernard NKWEMBE UNSITAL est Directeur à la Société Nationale d’Assurances (SONAS) et professeur d’économie à l’Université de Kinshasa dans la faculté des sciences économiques et de Gestion. Il est également professeur visiteur à l’université catholique du Congo, l’université protestante du Congo et l’université Kongo. Il enseigne notamment, les cours de rédaction et correspondance commerciale et administrative, géographique économique et économie rurale et management des assurances.

Dorcas Nzumea

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