GC7 2024-2026
Source de financement : Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme
Référence : AMI N°003/SANRU-CHAI/FM/GC7/2024
Date de publication : le mardi 21/05/2024
Date de clôture : le mardi 20/06/2024 à 15 heures (heure de Kinshasa)
A L’INTENTION DES CANDIDATS SOUS-RECIPIENDAIRES TRANVERSEAUX
I- CONTEXTE & JUSTIFICATION
La République Démocratique du Congo a obtenu un financement dans le cadre du 7ème cycle de financement (GC7) pour la période 2024-2026, articulé autour de sa stratégie «Combattre les pandémies et bâtir un monde meilleur et plus équitable» avec pour vision, l’accélération de la riposte au VIH/Sida, à la Tuberculose et au Paludisme ainsi que le renforcement du système de santé. Cette démarche de financement a pour but d’obtenir plus d’impact dans la lutte contre les trois maladies. Sur base de leurs expériences, CHAI et SANRU ont été recrutés comme principaux récipiendaires (PR) de la société civile à côté de la CAGF qui représente la partie gouvernementale dans le 7ème cycle de financement (CG7) du Fonds Mondial pour la période 2024-2026.
Ce financement, succédant au projet NMF3, vise la réduction de la morbidité et de la mortalité sur les trois (3) maladies afin de maintenir les acquis réalisés de plus d’une décennie. La mise en œuvre de ces différents financements requiert une bonne compréhension des points importants relevés dans l’AMI, à savoir : (i) priorisation des DPS, (2) résultats attendus par domaine pour chaque DPS, (3) une bonne planification des activités et (4) une bonne coordination entre les différents intervenants.
Pour plus d’efficacité et dans le cadre de la rationalisation, il a été convenu de confier, d’une part, les interventions pour les trois maladies à un seul sous-récipiendaire (SR) dit conjoint ou transversal dans chacune de seize (16) provinces de convergence et d’autre part, les deux interventions de VIH-TUB à un sous récipiendaire (SR) dans chacune de huit (8) provinces non-convergentes pour la gestion des activités sur terrain.
C’est dans cadre que CHAI et SANRU prévoient de recruter simultanément dans les DPS de convergence et non convergentes, d’ici la fin de mois de septembre 2024 des Sous-Récipiendaires devant assurer la mise en œuvre de subventions au niveau des zones de santé. Les candidats Sous-Récipiendaires potentiels devront soumettre leurs propositions techniques et des documents administratifs requis pour évaluation par le Comité Technique Indépendant d’Analyse des Propositions (CTIAP) des SR mis en place conjointement par CHAI et SANRU.
Les termes de référence en annexe présentent les rôles et responsabilités des sous bénéficiaires conjoints et non conjoints dans la mise en œuvre de ces interventions dans le cadre de la subvention GC7 Fonds Mondial durant la période 2024-2026.
Pour garantir une mise en œuvre efficace des activités sur terrain et un fonctionnement optimal, entre d’une part, des organisations Sous-Récipiendaires et d’autre part, des structures décentralisées du ministère de la Santé Publique Hygiène et Prévention (MSPHP) ainsi que des autres parties prenantes, CHAI et SANRU proposent les principes directeurs suivants :
a) Equilibrer la compétition dans la sélection des SR en créant deux groupes des SR : SR
Transversaux ou Conjoints et non transversaux ou non conjoint
Cette distinction permet de différencier les deux types de candidats : le premier type concerne des candidats qui soumettront pour la réalisation des activités dans les 16 provinces de convergence pour les trois maladies (VIH, Tuberculose et Malaria) alors que le second type concerne les 8 provinces non convergentes pour les deux maladies exclusivement (VIH et Tuberculose).
Les Transversaux ou conjoints : sont ceux utilisés dans la mise en œuvre du paquet d’interventions globales de prévention et de prise en charge pour VIH, Tuberculose et Malaria ainsi que COVID-19 dans les 16 provinces convergentes. Il s’agit des SR ayant des capacités avérées en ce qui concerne la gestion des subventions importantes dans les DPS, spécifiquement des capacités en gestion des approvisionnements/logistiques et gestion financière ainsi que techniques.
Les Non Transversaux ou non conjoints : sont ceux utilisés dans la mise en œuvre du paquet d’interventions globales de prévention et de prise en charge pour le VIH et la Tuberculose exclusivement dans les 8 provinces non convergentes. Il s’agit des SR ayant aussi des capacités avérées en ce qui concerne la gestion des subventions importantes dans les DPS, spécifiquement des capacités en gestion des approvisionnements/logistiques et gestion financière ainsi que techniques.
Le processus de recrutement pour ces deux groupes de SR sera organisé simultanément à cause de la ressemblance de leurs rôles et responsabilités sur le plan logistique/approvisionnement, financière et technique.
Le présent AMI concerne le recrutement de SR Transversaux ou Conjoints pour des provinces convergentes (16 DPS) et SR Non Transversaux ou Non Conjoints pour des provinces non-convergentes (8 DPS).
b) Avoir un seul SR par province
Par principe, un seul sous récipiendaire est souhaitable par province convergente ou non convergente. Mais exceptionnellement, des contraintes budgétaires, la disponibilité limitée des candidats SR compétents ayant soumis pour une province et la robustesse de certaines organisations candidates pour certaines provinces seront des facteurs susceptibles d’entrainer des dérogations à cette règle. Le CTIAP fera des propositions à la Commission Unique et Elargie de la Passation de marchés ad hoc qui sera instituée pour prise de décision.
c) Réduire les coûts des transactions :
Pour optimaliser les coûts de transactions, il serait souhaitable de considérer des candidats SR ayant « des potentiels effectifs » pouvant créer des synergies et intégration des trois maladies (Malaria Routine, VIH et Tuberculose) par rapport aux autres parties prenantes. La capacité démontrée du candidat SR de gérer à la fois les trois maladies (VIH, Tuberculose et Malaria Routine) pour les provinces de convergence ou les deux maladies (VIH et Tuberculose) pour les provinces non convergentes est un atout majeur dans la sélection.
d) Bâtir la continuité du GC7 à partir des expériences positives du NMF3 ainsi que sur les acteurs performants.
Pas de reconduction automatique des SR actuel sous NMF3 car tous seront appelés à soumissionner tout en sachant que les meilleurs SR de la subvention NMF3 présenteront des soumissions plus compétitives. Ainsi, une note additionnelle comme bonus sera appliquée aux meilleurs SR de la subvention en cours qui auront un rating très satisfaisant à l’évaluation du PU S1 2024 de manière qu’ils peuvent être maintenus dans leurs clusters actuels (NMF3) afin d’assurer la continuité des interventions et surtout consolider les performances.
e) Contractualisation avec les candidats SR sur une base annuelle renouvelable en fonction de leurs performances
Les candidats SR qui auront à satisfaire signeront des contrats annuels renouvelables en fonction de leurs rendements. Cette disposition permettra de créer une émulation dans chacun d’eux de manière à garantir les prestations de qualité susceptibles de nous conduire aux résultats escomptés.
f) Contractualisation en tenant compte des résultats des audits et autres évaluations pertinentes
CHAI et SANRU ASBL tiendront en compte les résultats des audits passés dans le cadre de l’évaluation des candidats SR actuels. L’exposition des candidats SR aux cas de fraude et/ou mégestion constitueront des critères d’exclusion dans la phase de pré-sélection.
- OBJET DE L’AVIS A MANIFESTATION D’INTERET
En perspective de la mise en œuvre de subvention du GC7 du FM composantes VIH-Tuberculose et Malaria Routine, les PR CHAI ASBL et SANRU ASBL lancent un processus conjoint de sélection de sous-Récipiendaires pour assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des subventions gagnées par le pays.
Le présent Avis à Manifestation d’intérêt concerne 24 DPS (6 convergentes pour les deux PR et 8 non convergentes pour le PR CHAI) et a pour objectif de constituer une liste restreinte de candidats SR en fonction de leurs capacités institutionnelles et gestionnaires pour la gestion de subventions ainsi que de la qualité de leurs propositions techniques.
Pour les SR actuellement sous-contrats et ceux intéressés par cet AMI, il s’agira de manifester l’intérêt pour cette approche d’un seul SR pour toutes les subventions dans les provinces de convergence Malaria Routine et VIH- TUB et /ou dans les provinces non convergences VIH et Tuberculose. La capacité de gérer des activités Key Pop, Genre et Droits humains seraient des atouts majeurs. Aussi, pour les nouveaux candidats SR, il s’agira de manifester l’intérêt sur l’une ou l’autre type de provinces.
Cet AMI concerne les organisations tant nationales qu’internationales pour autant qu’elles fassent preuve de très bonnes connaissances des provinces ciblées (24), et avoir des antécédents d’interventions similaires dans lesdites provinces avec des projets gérés antérieurement ou en cours de gestion pendant la réponse au présent AMI.
- DETERMINATION DES LOTS
Les zones de santé sont regroupées en vingt-quatre (24) DPS (voir tableau 1 ci-dessous). Le principe de ce processus de recrutement de SR est d’avoir les mêmes SR transversaux ou conjoints pour le VIH-TUB et la Malaria Routine dans les 16 provinces de convergence pour les deux PRs et huit SR non transversaux ou non conjoints dans les 8 provinces sous l’appui VIH et Tuberculose exclusivement pour CHAI.
Chaque DPS constitue un lot à part entière et tous les lots sont ouverts. Les Lots seront adjugés aux meilleurs candidats ou soumissionnaires parmi ceux ayant postulé c’est-à-dire celui qui proposera une approche de travail novatrice et surtout si l’évaluation démontre qu’il y a proposé la meilleure note technique.
Tableau 1 : cartographies des provinces ouvertes
| Province | DPS | TOTAL ZS/DPS | PR Paludisme (nbre ZS) | PR VIH (nbre ZS | Nbre CC (Centre Conviviaux) | |
| 1 | BAS-UELE | BAS UELE | 11 | 11 | 8 | |
| 2 | ITURI | ITURI MAHAGI | 36 | 36 | 23 | 1 |
| 3 | HAUT UELE | HAUT UELE | 13 | 13 | 12 | |
| 4 | TSHOPO | TSHOPO | 23 | 23 | 13 | 2 |
| 5 | EQUATEUR | EQUATEUR | 18 | 18 | 4 | 1 |
| 6 | NORD UBANGI | NORD UBANGI | 11 | 11 | 3 | |
| 7 | MONGALA | MONGALA | 12 | 12 | 2 | 2 |
| 8 | SUD UBANGI | SUD UBANGI | 16 | 16 | 5 | |
| 9 | TSHUAPA | TSHUAPA | 12 | 12 | 1 | |
| 10 | KWANGO | KWANGO | 14 | 14 | 13 | |
| 11 | KWILU | KWILU | 24 | 24 | 20 | 2 |
| 12 | MAI NDOMBE | MAI NDOMBE | 14 | 14 | 7 | |
| 13 | KINSHASA | KINSHASA | 35 | 35 | 14 | 6 |
| 14 | KONGO CENTRAL | MATADI | 31 | 31 | 31 | 2 |
| 15 | NORD KIVU | NORD KIVU | 31 | 34 | 21 | 1 |
| 16 | MANIEMA | MANIEMA | 18 | 18 | 18 | 1 |
| 17 | HAUT LOMAMI | HAUT LOMAMI | 16 | 0 | 16 | |
| 18 | KASAI | KASAI | 18 | 0 | 18 | 1 |
| 19 | KASAI CENTRAL | KASAI CENTRAL | 26 | 0 | 26 | 1 |
| 20 | KASAI ORIENTAL | KASAI ORIENTAL | 19 | 0 | 19 | 2 |
| 21 | LOMAMI | LOMAMI | 16 | 0 | 16 | 1 |
| 22 | SANKURU | SANKURU | 16 | 0 | 16 | |
| 23 | SUD KIVU | SUD KIVU | 34 | 0 | 34 | 1 |
| 24 | TANGANYIKA | TANGANYIKA | 11 | 0 | 11 | 1 |
| TOTAL | 478 | 322 | 351 |
IV- Profils des soumissionnaires
Peuvent soumissionner les organisations à base communautaire, confessionnelle, les associations à but non lucratif, les Etablissements d’Unité Publique, les ONG nationales et les ONG internationales, dans la lutte contre le paludisme et /ou contre le VIH-TUB, présent dans la DPS sollicitée et ayant des capacités avérées en gestion des approvisionnements/la logistique, dans l’analyse des données et dans la gestion financière. Les capacités dans l’exécution des activités de Key Pop, Genre et Droits humains dans certains DPS de convergence sera un atout.
V. –Critères de Qualification
L’analyse des dossiers de soumission passera par trois étapes :
a) La recevabilité ou éligibilité du dossier qui consiste à vérifier la complétude des documents demandés lors de l’ouverture de plis. Les réponses seront qualitatives (OUI ou NON). L’absence des documents témoignant de l’existence organisationnelle, de rapports d’activités menées et des rapports d’audits subis occasionnera une demande expresse de complément à l’organisation soumissionnaire.
b) La préqualification ou l’analyse des critères d’évaluation qui consiste à passer en revue les critères (mineurs et majeurs) c’est-à-dire 1) satisfaire aux quatre critères majeurs en orange dans la grille onglet préqualification et 2) obtenir une cotation totale d’au moins 80% (56) : Les dossier sera Non pré qualifié pour une cotation à moins de 80% (56) et/ ou un de quatre critères orange n’est pas satisfait. L’absence d’un des documents majeurs équivaut à une non pré qualification (La présentation de l’organisation, les rapports d’activités, les rapports d’audit, les références des projets similaires exécutés et la note conceptuelle technique).
C) La Qualification de candidats : II s’agit ici d’une analyse de la qualité de chacun des éléments constitutifs des dossiers.
La grille Excel (grille de sélection des candidats SR transversaux GC7 en annexe montre les trois onglets faisant référence aux trois précédents points développés.
Les critères de qualification sont les suivants :
1. Etre une organisation active en RDC et ayant une expérience dans la (les) région (s) dans lesquelles se trouvent les zones de santé-ciblées par les subventions.
2. Justifier des capacités de gestion administrative, technique et financière des projets financés par les bailleurs de fonds avec un personnel suffisant qui dispose des qualifications professionnelles et d’une expérience avérée en matière de procédures de gestion des programmes à financements internationaux et exécution des projets ;
3. Disposer de solides références dans les domaines de la santé et de la lutte contre le Paludisme et/ou le VIH-TUB spécialement en gestion des approvisionnements/logistique.
Le soumissionnaire qui aura des capacités dans l’exécution des activités de Ky Pop, Genre et Droits humains dans certains DPS de convergence constituera un tout.
4. Avoir une très bonne connaissance de la (des) province(s) des zones choisies :
5. Disposer d’une capacité financière et de moyens matériels suffisants et nécessaires à la réalisation de la mission (matériel informatique, matériel roulant. Etc. :
6. Sur base des TDR de SR en annexe, présenter une proposition technique innovante, pertinente et de qualité :
7. Avoir un plan de gestion de risques opérationnels à jour.
8. Avoir de preuves d’audit externe institutionnel pour les années 2021 et 2022.
CHAI et SANRU tiennent à signaler conjointement aux organisations intéressées qu’en plus de l’examen des documents ci-haut énumérés, une mission d’évaluation des capacités des candidats sous récipiendaires retenus sur la liste restreinte sera réalisée par des équipes du Comité Technique Indépendant d’Analyse de Propositions (CTIAP) (CHAI, SANRU, ministère de la Santé et autres partenaires) pendant la période d’examen des soumissions. Cette évaluation sera conduite aussi bien dans les quartiers généraux que dans les bureaux provinciaux de mise en œuvre des organisations soumissionnaires retenues sur la liste restreinte.
L’évaluation des capacités des candidats sous-récipiendaires retenus sur la liste restreinte portera sur
- L’évaluation des capacités institutionnelles et l’expérience dans le (s) lot/cluster(s) choisi (s) ;
- L’expérience et/ou la capacité technique à mener des interventions combinées (cliniques et communautaires) pour les trois maladies ;
- L’évaluation des capacités de gestion des stocks et de distribution des produits sanitaires y compris la gestion des risques y relatifs ;
- L’évaluation des capacités de gestion financière y compris la gestion de risques financiers ;
- L’évaluation des capacités en suivi et d’évaluation y compris la gestion des risques liés à la qualité des données ;
- L’évaluation de capacités de collaboration avec les institutions publiques dans le domaine de la santé (CDR.BCZ. DPS. IPS, Ministère Provincial de la santé).
Le but final de l’évaluation sera celui de classifier les candidats SRs suivant leurs capacités à gérer les risques. Ceci pour permettre aux Principaux Récipiendaires d’identifier, selon les cas, les mécanismes de renforcement et d’accompagnement à mettre en place pour s’assurer d’une bonne mise en œuvre par les SR qui seront retenus.
Tous les candidats Sous-Récipiendaires présentant le niveau des risques opérationnels (programmatiques, gouvernance et financiers) élevé suivant le critérium pré établi ne seront pas retenus.
VI- DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats à cet avis à Manifestation d’Intérêt, devront fournir les documents ci-après, présentés en un seul volume relié :
1) La lettre de motivation du candidat justifiant l’intérêt à vouloir exécuter cette prestation tout en spécifiant la (les) province (s) d’intérêt ;
2) La présentation de l’organisation (Nom de l’organisation, sigle, Nature de l’organisation, Localisation, Personnalité juridique, Statuts légalisés, Règlement d’ordre intérieur, Date de création, Nombre de membres en spécifiant les salariés, les interventions ponctuelles et les bénévoles, Budget annuel) ainsi que les domaines d’intervention ;
3) Le dernier rapport d’activités programmatique et financier de l’organisation (maximum 15 pages) ;
4) Les rapports d’audit externe institutionnels pour deux années 2021 et 2023 ;
5) Les références des prestations similaires dans les domaines de la santé et lutte contre le apludisme et /ou le VIH-TUB. Chaque référence doit être accompagnée par une copie de l’attestation de bonne fin. Les références de prestation dans le domaine de key Pop, Genre et Droits Humains est un atout. Toute fausse déclaration entrainera le rejet du dossier ;
6) Une note conceptuelle détaillant l’organisation qu’il compte mettre en place pour l’exécution de la mission et son mode de fonctionnement ;
7) La liste du personnel appelé à réaliser la mission tout en sachant que la liste minimale de postes commis à 100% au projet est :
- Un chef de(s) projet(s) ayant un profil de Manager avec au moins trois ans d’expérience dans la mise en œuvre des projets de santé publique similaires aux subventions à exécuter ;
- Un financier avec un recul dans la gestion de projets similaires aux subventions actuelles. Ayant un recul d’au moins trois ans dans la gestion financière des projets ;
- Un pharmacien ou un logisticien responsable de la gestion des intrants et de suivi de consommation tant au niveau de BCZS que des FOSA, ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine gestion des intrants.
- Un chargé de Suivi et Evaluation ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine de suivi et évaluation.
8) Les CV de chaque personnel et l’attestation de disponibilité datés et signés ;
9) Les propositions techniques et le plan de mise en œuvre détaillé (Maximum 15 pages)
VI-L’AMI ET LES ANNEXES (A téléchargé dans le site web SANRU : www.sanru.org ou CHAI : www.clintonhealthaccess.org)
- Termes de références de SRs pour les subventions VIH-TUB et/ ou Malaria Routine (annexe 1)
- Liste de zones de santé par province de convergence pour les activités Malaria routine et/ou VIH et Tuberculose (annexe 2)
- Grille de sélection de SR transversaux GC7 (annexe 3)
VII- dépôt des dossiers
Toute organisation intéressée doit transmettre son dossier sous pli fermé en quatre( 4) copies (1 avec marque «original» + 3 avec marque «copie») dures ainsi qu’en soft dans un disque dure extérieur (ou clé USB) à l’adresse ci-dessous avec mention :
AVIS A MANIFESTATION D’INTERET N° 003/SANRU- CHAI/ FM/ GC7/ 2024 : RECRUTEMENT DES CANDIDATS SOUS RECIPIENDAIRES (SR) DANS LE CADRE DE LA MISE EN ŒUVRE PAR CHAI ET SANRU DES PROJETS FONDS MONDIAL EN RDC.
A l’intention du Directeur pays de CHAI / RDC et du Directeur Exécutif de SANRU ASBL.
Lieu de dépôt :
PricewaterhouseCoopers SAS
Immeuble MIDEMA, 13, AV. MONGALA, Gombe, Kinshasa République Démocratique du Congo.
Tous les dossiers doivent être déposés au plus tard le mardi 21 mai 2024 à 15 heures (heure de Kinshasa). Les bureaux PricewaterhouseCoopers SAS seront ouverts de lundi à vendredi entre 11 heures et 15 heures 30’ précises (heures locale de Kinshasa) pour cet effet.
Les dossiers seront déposés moyennant un accusé de réception.
VIII-RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Les renseignements complémentaires pourront être demandés à travers les adresses électroniques suivantes : pour la subvention Malaria Routine procurement@sanru.org et pour la subvention VIH-TUB drcprocurement@clintonhealthacces.org dès la publication de cet AMI jusqu’au 11 juin 2024. CHAI et SANRU ASBL fourniront les réponses d’éclaircissement appropriées dans leurs sites réceptifs. Pour les questions en lien avec Malaria et avec VIH-TUB. Ces liens seront communiqués dans un complément d’information dans les meilleurs délais.
Fait à Kinshasa, le 20 mai 24
Pour CHAI
Symphonie Dimfumu Munamaundele,
MD. MPH
Directeur-pays
Pour SANRU
Dr. NGOMA MIEZI KINTAUDI,
MPH.Ph.D.
Directeur Exécutif
